Ciri - Ciri, Unsur dan Teori Organisasi
Agar kita dapat mengenali tentang organisasi maka kita harus tau dulu ciri-ciri organisasinya,
Adapun ciri-ciri dari organisasi adalah , sbb :- Adanya komponen ( atasan dan bawahan)
- Adanya kerja sama (cooperative yang berstruktur dari sekelompok orang)
- Adanya tujuan
- Adanya sasaran
- Adanya keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati
- Adanya pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas.
Unsur - Unsur Organisasi
Secara sederhana organisasi memiliki tiga unsur, yaitu ada orang, ada kerjasama, dan ada tujuan bersama. Tiga unsur organisasi itu tidak berdiri sendiri-sendiri, akan tetapi saling kait atau saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan yang utuh. Adapun unsur-unsur organisasi secara terperinci adalah :
1. Man
Man (orang-orang), dalam kehidupan organisasi atau ketatalembagaan sering disebut dengan istilah pegawai atau personnel. Pegawai atau personnel terdiri dari semua anggota atau warga organisasi, yang menurut fungsi dan tingkatannya terdiri dari unsur pimpinan (administrator) sebagai unsur pimpinan tertinggi dalam organisasi, para manajer yang memimpin suatu unit satuan kerja sesuai dengan fungsinya masing-masing dan para pekerja (nonmanagement/workers). Semua itu secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi.
2. Kerjasama
Kerjasama merupakan suatu perbuatan bantu-membantu akan suatu perbuatan yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, semua anggota atau semua warga yang menurut tingkatan-tingkatannya dibedakan menjadi administrator, manajer, dan pekerja (workers), secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi.
3. Tujuan Bersama
Tujuan merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan menggambarkan tentang apa yang akan dicapai atau yang diharapkan. Tujuan merupakan titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan. Tujuan juga menggambarkan tentang apa yang harus dicapai melalui prosedur, program, pola (network), kebijaksanaan (policy), strategi, anggaran (budgeting), dan peraturan-peraturan (regulation) yang telah ditetapkan.
4. Peralatan (Equipment)
Unsur yang keempat adalah peralatan atau equipment yang terdiri dari semua sarana, berupa materi, mesin-mesin, uang, dan barang modal lainnya (tanah, gedung/bangunan/kantor).
5. Lingkungan (Environment)
Faktor lingkungan misalnya keadaan sosial, budaya, ekonomi, dan teknologi. Termasuk dalam unsur lingkungan, antara lain :
a. Kondisi atau situasi yang secara langsung maupun secara tidak langsung berpengaruh terhadap daya gerak kehidupan organisasi, karena kondisi atau situasi akan selalu mengalami perubahan.
b Tempat atau lokasi, sangat erat hubungannya dengan masalah komunikasi dan transportasi yang harus dilakukan oleh organisasi.
c Wilayah operasi yang dijadikan sasaran kegiatan organisasi. Wilayah operasi dibedakan menjadi : a). Wilayah kegiatan, yang menyangkut jenis kegiatan atau macam kegiatan apa saja yang boleh dilakukan sesuai dengan tujuan organisasi b). Wilayah jangkauan, atau wilayah geografis atau wilayah teritorial, menyangkut wilayah atau daerah operasi organisasi. c). Wilayah personil, menyangkut semua pihak (orang-orang, badan-badan) yang mempunyai hubungan dan kepentingan dengan organisasi. d). Wilayah kewenangan atau kekuasaan, menyangkut semua urusan, persoalan, kewajiban, tugas, tanggung jawab dan kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam batas-batas tertentu yang tidak boleh dilampaui sesuai dengan aturan main yang telah ditetapkan dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
6. Kekayaan Alam
Yang termasuk dalam kekayaan alam ini misalnya keadaan iklim, udara, air, cuaca (geografi, hidrografi, geologi, klimatologi), flora dan fauna.
Teori organisasi
Teori organisasi adalah suatu konsefsi, pandangan, tinjauan, ajaran, pendapat atau pendekatan tentang pemecahan masalah organisasi agar lebih berhasil dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan.
Ada banyak masalah yang dihadapi organisasi (kompleks) dan memerlukan pemecahan tersendiri sehingga muncul berbagai kajian untuk lebih memahami efektivitas organisasi.
Teori organisasi Muncul pada abad 19 dilatarbelakangi oleh Revolusi Inggris dan lahirnya perusahaan raksasa di Amerika Serikat.
Evoluasi Teori Organisasi terdiri atas:
a. Teori Organisasi Klasik
Teori organisasi klasik disebut juga, antara lain: teori organisasi
spesialisasi, teori
formalisma,
teori struktur (the stucture theory of organization). Muncul untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi.
1. Teori tipe organisasi (Birokrasi) oleh Max Weber (Sosiolog Jerman);
Ciri Birokrasi modern (ideal):
1. Adanya prinsif pembidangan tugas yang jelas
(jurisdictional areas), umumnya diatur oleh hukum/peraturan-peraturan administrasi, yaitu:
- adanya pembagian tugas yang jelas bagi apparatus birokrasi,
- adanya pendelegasian wewenang,
- setiap tugas yang dilaksanakan menuntut keahlian/keterampilan (spesialisasi).
2. Adanya prinsif hierarki;
3. Manajemen kantor modern didasarkan pada dokumen tertulis/diarsipkan;
4. Tugas dalam organisasi dilaksanakan berdasarkan spesialisasi, dus diperlukan pendidikan dan latihan secara terus menerus;
5. Menuntut pegawai bekerja dengan kapasitas penuh;
6. Karena tindakan dalam manajemen harus didasari oleh perturan-peraturan/perundang-undangan, maka setiap apparatus birokrasi harus mempelajari perundang-undangan dan memahaminya.
Unsur Birokrasi Ideal:
1. Hirarki,
2. Kualitas Keahlian,
3. Aspek-aspek keahlian,
4. Kewenangan dan kekuasaan yang legal.
Fungsi Birokrasi Ideal:
1. Spesialisasi,
2. Struktur,
3. Kemungkinan meramalkan dan kestabilan,
4. Rasionalisasi, dan
5. Bagian dari demokrasi.
2. Teori manajemen ilmiah (Scientific Manajement, 1911) oleh Fredrick Winslow Taylor (Amerika);
(Charles Babbage, On the economy of machinery and manufactures, 1832)
Prinsip:
1. Pembagian Kerja Berdasarkan Keterampilan (waktu dan tenaga dapat dihemat bila prinsif pembagian kerja diterapkan dalam produksi),
2. Mempelajari kebiasaan kerja pegawai dan menganalisisnya;
3. Seleksi pegawai secara ilmiah;
4. Kerjasama antara pengawas dan pegawai;
5. Pembagian tanggung jawab antara manajemen dan pegawai secara wajar.
Manajemen ilmiah:
(berhubungan dengan manajemen inisiatif dan insentif)
1. Penghematan dalam mendidik pekerja yang magang dalam satu perusahaan;
2. Penghematan dalam pemakaian material belajar;
3. Menghemat waktu dan menghindari perpindahan tempat kerja;
4. Menghemat waktu dalam tukar menukar alat kerja;
5. Keterampilan dalam mengerjakan pekerjaan dengan sistem berulang;
6. Dalam pembagian tugas pekerjaan, disarankan mengganti pekerjaan tangan manusia dengan mesin;
Kesimpulan:
1. Menerapkan
“one best way” dalam melaksanakan pekerjaan;
2. Menyeragamkan cara melakukan pekerjaan dengan mempelajari gerak dan lamanya waktu yang dihabiskan untuk melakukan satu pekerjaan
(time and motion studies);
3. Melakukan seleksi pekerjaan sesuai dengan tugas khusus yang akan dilaksanakan dan pegawai dilatih secara efisien sebelum melaksanakan tugas;
4. Upah/gaji dibayar berdasarkan potongan kerja yang telah diselesaikan
(piece rate system) oleh seseorang dan bukan perkelompok kerja;
5. Pegawai dirangsang untuk melampaui target yang telah ditentukan dengan cara memberikan bonus.
Scientific Management
1. Memfokuskan unit analisisnya pada kegiatan pisik pekerjaan (hubungan pegawai dan pekerjaannya/manusia dan alat/mesin);
2. Tujuan utamanya memperbaiki tugas pekerjaan rutin dan yang bersifat repetitive;
3. Pendekatannya bersifat empiris, induktif dan melakukan penelitian terperinci terhadap pekerjaan untuk menentukan bagaimana yang paling efisien suatu pekerjaan harus dilakukan;
4. Sasaran utama adalah organisasi tingkat bawah (operasional/bengkel kerja);
5. Pandangannya bersifat mikro dan orientasinya
botton up (dari tingkat bawah organisasi ke tingkat atas).
Efisiesi
1. Tanpa tolok ukur;
2. Dengan tolok ukur.
a. Segi produktivitas (hasil/output)
b. Segi penghematan (pengorbanan/input)
Tanpa tolok ukur
1. segi produktivitas/hasil/output
dengan pengorbanan yang sama, hasil berbeda (hasil tinggi=efisien, hasil rendah=tidak efisien).
2. segi penghematan/pengorbanan/input
dengan pengorbanan yang berbeda, memberikan hasil yang sama (kecil pengorbanan=efisien, besar pengorbanan=tidak efisien).
Dengan tolok ukur
1. segi hasil/output/produktivitas
perbandingan antara hasil minimum yang ditetapkan dengan hasil ril yang dicapai (efisien=hasil ril>hasil minimal ditetapkan; normal=hasil ril=hasil minimal ditetapkan; tidak efisien=hasil ril<hasil yang ditetapkan).
2. segi pengorbanan/input/penghematan
perbandingan antara pengorbanan maksimal yang ditetapkan dengan pengorbanan ril (efisien=pengorbanan ril<pengorbanan maksimal ditetapkan; normal=pengorbanan ril=pengorbanan maksimal ditetapkan; tidak efisien=pengorbanan ril>pengorbanan maksimal ditetapkan).
3. Teori administrative (prinsif-prinsif organisasi) oleh Henry Fayol (Prancis) (Henry Fayol, D.S. Pugh, 1971).
Ada 10 Prinsif organisasi
1. Penetapan tujuan yang jelas;
2. Kesatuan perintah (the principle of unity of command);
3. Keseimbangan;
4. Pendistribusian pekerjaan (the principle of distribution of work);
5. Rentang pengawasan (the principle of span of control);
6. Prinsip pelimpahan wewenang (the principle of delegation of authority);
7. Prinsip departementasi (the principle of departementation);
8. Prinsip penempatan pegawai yang tepat (the principle of the right man in the right place);
9. Prinsip koordinasi (the principle of coordination);
10. Prinsip pemberian balas jasa yang memuaskan.
Prinsif-prinsif Organisasi dan Manajemen:
1. Pembagian tugas/pekerjaan (spesialisasi);
2. Kewenangan dan tanggung jawab;
3. Disiplin;
4. Kesatuan komando;
5. Kesatuan arah;
6. Kepentingan pribadi tunduk kepada kepentingan umum organisasi;
7. Imbalan jasa;
8. Sentralisasi;
9. Rantai skala;
10. Ketertiban (the right man in the right place on the right time);
11. Kewajaran;
12. Kestabilan organisasi;
13. Inisiatif;
14. Kebanggaan kesatuan (I’espirit de corps).
Prinsif Organisasi Fayol:
1. Pembagian tugas pekerjaan;
2. Kesatuan pengarahan;
3. Sentralisasi;
4. Mata rantai, tingkat jenjang organisasi;
Prinsif Organisasi Max Waber:
1. Keahlian
Semua kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi, harus didasarkan keahlian, sehingga mampu menjalankan tugas dengan baik;
2. Berdasarkan kebijaksanaan, peraturan, dan prosedur
Pelaksanaan tugas pekerjaan harus sesuai dengan kebijaksanaan, peraturan dan prosedurnya;
3. Jenjang hirarki
Setiap pelaksanaan tugas pekerjaan harus dapat dipertanggung jawabkan kepada atasan melalui mata rantai tingkat unit dalam organisasi;
4. Formalitas
Semua keputusan harus diambil secara formal dan tidak ada pertimbangan yang bersifat pribadi;
5. Meritokrasi system
Hal-hal yang menyangkut bidang kepegawaian harus didasarkan pada sistem kecakapan (maritokrasi system).
Kesimpulan:
1.
Formulation of the objectives (perumusan tujuan-jelas, dimengerti, dipahami, dan diterima);
2.
Devision of work (pembagian tugas pekerjaan)/distribution of work (pembagian tugas)/homogenetise assignment (pembagian kerja)/devisionisasi (departementasi);
3. Delegation of authority and responsibility (pelimpahan wewenang dan tanggung jawab-seimbang);
4. Level of herarchy (banyaknya tingkat hierarkis)/span of control (rentang pengawasan);
5. Unity of direction (kesatuan arah)/unity of command (kesatuan perintah);
6. Understanding by the individual of his own task and the task of the whole (memahami akan tugas masing-masing dan kaitan tugas secara keseluruhan)/the right man in the right place on the right time (penempatan orang sesuai keahlian dan waktu);
7. Struktur organisasi sederhana dengan pola dasar relatif permanen;
8. Security of tenure (jaminan jabatan);
9. Balas jasa setimpal dengan jasa yang diberikan;
10. Koordinasi.
Hubungan Antara Pemikiran-Pemikiran Teori klasik
Erat sekali, pada beberapa asfek keduanya adalah identik (persamaan teori birokrasi dan teori administrative):
1. Bersifat deduktif, menjelaskan secara luas dan melihat organisasi secara normatip,
2. Sebagai satu kesatuan yang lahir secara abstrak sebagai suatu konsep mental,
3. Mendukung organisasi formal yang mengambil untung dari spesialisasi (suatu ciri dasar organisasi formal),
4. Menekankan segi objektif, rasionalitas, kepastian, hierarki, dan profesional serta menghasilkan organisasi formal dengan karakteristik sama;
5. Memfokuskan pada struktur organisasi dan manusia (dimulai dari tingkat atas, pandangan bersifat makro dan berorientasi top down).
Perbedaan Birokrasi & Teori Administratif
| Birokrasi | Teori Administratif |
| 1. menekankan pada apa yang harus dilakukan organisasi; | 1. menekankan pada bagai- mana memperoleh orga-
nisasi formal; |
| 2. memfokuskan pada organisasi | 2. memfokuskan pada mana- jemen. |
B. TEORI ORGANISASI DAN MANAJEMEN NEO KLASIK
(Hugo Munstenberg, Chester I. Barnard, Argyris, Elton Mayo dkk)
Pendekatan:
Teoritis dan Empiris.
Human relations movement (pendekatan hubungan kemanusiaan), setiap orang berbeda, mempunyai keunikan tersendiri sesuai dengan keadaan, sikap, kepercayaan dan motivasi hidup masing-masing.
Dalam bekerja, manusia tidak mungkin terlepas dari keunikan, tetapi akan mempengaruhi tindakan dan cara berfikir.
Faktor yang mendekatkan orang satu sama lain adalah faktor kesamaan (daerah, kegemaran, profesi, kepercayaan dan ideologi).
Keakraban hubungan akan terwujud dalam bentuk organisasi informal yang selalu membayangi organisasi formal.
Dus seorang pemimpin harus menyadari dan memperhitungkan kehadiran organisasi informal dalam menganalisis masalah organisasi formal.
Elemen-Elemen
1. Indidvidu,
2. Kelompok kerja (organisasi informal),
3. Manajemen partisipatif,
Tujuan Dilaksanakan Human Relations
1. Kepuasan psikologis pegawai;
2. Moral tinggi;
3. Disiplin tinggi;
4. Loyalitas tinggi;
5. Motivasi tinggi.
C. TEORI MODERN
(dikembangkan tahun 1950-an)
Suatu organisasi merupakan suatu proses yang tersusun para individu saling mempengaruhi untuk berbagai tujuan.
Karakteristik Teori Modern:
1. Kadang-kadang disebut analisis sistem organisasi,
2. Mempertimbangkan semua elemen, organisasi,
3. Memandang organisasi sebagai suatu sistem,
4. Penyesuaian diri agar organisasi itu dapat bertahan lama dalam hidupnya, harus disesuaikan dengan perubahan lingkungannya,
5. Organisasi dan lingkungannya harus dilihat sebagai sesuatu yang saling ketergantungan. Multidisiplin.
Kontributor Teori Modern:
1. Alfred Korzybski, 1993, General Sementics (manusia hidup dalam tiga dunia yang berbeda, yaitu dunia peristiwa, dunia objek dan dunia simbol, menitik beratkan masalah bahasa dan komunikasi, topik: ringkasan, penyimpulan, kekakuan bahasa, lingkungan komunikasi, sifat kata-kata, dan pentingnya tanggapan),
2. Mary Parker Follet, 1920-an (keseimbangan antara perhatian individu dan organisasi; mengerjakan sesuatu sebagai jalan keluar dalam suatu semangat kerja sama; kesadaran cita-cita sehingga setiap orang adalah bagian dari suatu kelompok; dan masyarakat; dorongan individu diterima tanpa mengorbankan kepentingan organisasi),
3. Chester I. Barnard, 1938 (organisasi sebagai suatu sistem sosial yang dinamis; individu, organisasi, penyalur, dan konsumen merupakan bagian dari lingkungan organisasi; aspek organisasi formal dan informal),
4. Norbert Wiener, 1948 (menemukan sibernetika=orang=pengemudi, pengendalian sistem pada pengaruh arus balik informasi; menunjang perkembangan komputer eletronik, penggunaan komputer dalam proses pengawasan, suatu sistem terdiri atas input, proses, output, arus balik, dan lingkungan),
5. Ludwig Von Bertalanffy, (organisasi sebagai masalah yang utama bagi seluruh kehidupan; kedinamikan, sistem, interaksional multidimensional, multi level; suatu sistem dilihat sebagai suatu kumpulan dari bagian-bagian yang saling berhubungan; suatu organisasi dalam pandangan yang modern merupakan suatu sistem).
Sifat Teori Medern:
1. Memandang suatu organisasi sebagai suatu sistem yang terdiri atas lima bagian pokok, yaitu: input, proses, output, arus balik, dan lingkungan,
2. Kedinamisan,
3. Multi Level dan Multi Dimensional,
4. Multi Motivasi,
5. Multi Disipliner,
6. Despkriptif,
7. Multi Variabel,
8. Adaptif.
E. TEORI ORGANISASI DAN MANAJEMEN
JEPANG DAN TEORI Z
(Richard T.Pascall dan William Cuchi)
Kombinasi antara gaya manajemen Jepang (nilai-nilai kerjasama kelompok, kepercayaan dan perasaan tanggung jawab bersama) dengan gaya manajemen Amerika (pendekatan secara struktural/formal organisasi).
Manajemen Amerika
1. Sistem kerja jangka pendek;
2. Evaluasi dan promosi cepat;
3. Sistem bonus dan upah berdasarkan produktivitas;
4. Karier berdasarkan spesialisasi;
5. Mekanisme pengawasan: hierarki;
6. Pengambilan kepusan oleh pimpinan;
7. Tanggung jawab individual
Ciri-Ciri Manajemen Jepang:
1. Sistem kerja seumur hidup;
2. Evaluasi dan promosi lama;
3. Sistem bonus dan kemudahan kerja;
4. Karier tidak berdasarkan spesialisasi;
5. Mekanisme pengawasan oleh anggota kelompok;
6. Proses pengambilan keputusan: ringi (dari tingkat bawah);
7. Tanggung jawab kelompok dalam manajemen;
8. Keterlibatan seluruh orang (konsumen, suplayer, orang tua pegawai).
Keunggulan Tipe Z:
1. Jangka waktu kerja lama;
2. Sistem evaluasi dan promosi lambat;
3. Pengambilan keputusan: consensus dan partisipasi;
4. Tanggaung jawab: masing-masing orang;
5. Sifat keseluruhan (orang dihargai sebagai manusia);
6. Egalitarianisme (persamaan hak);
Langkah-Langkah Perubahan dari Tipe A ke Tipe Z:
1. Memahami teori z;
2. Mengevaluasi filosofi organisasi;
3. Melibatkan diri dalam kepemimpinan organisasi;
4. Melaksanakan filsafat organisasi dengan menciptakan struktur yang lebih fleksibel dan intensif;
5. Mengembangkan keterampilan antara individu-individu;
6. Mengevaluasi diri dan sistem;
7. Melibatkan serikat pekerja;
8. Menciptakan stabilitas kerja;
9. Sistem kerja dengan evaluasi dan promosi lambat;
10. Mengembangkan jalan karier;
11. Perubahan dimulai dari tingkat atas;
12. Menciptakan bidang-bidang untuk berprestasi;
13. Mengembangkan hubungan menyeluruh.
